شایسته‏ سالاری بطور مختصر تشریح شده است:
۵-۱-۲-۲ شایسته‏خواهی
مسأله مهم برای استقرار شایسته‏سالاری مساله فرهنگی است. فرهنگ و ارزش های حاکم بر سازمان باید این فرصت را ایجاد کند تا سازمان به دنبال افراد شایسته باشد. همه افراد سازمان‏ باید شایسته را بر غیر شایستگانی که بر دوش آنها سنگینی می‏کند ترجیح دهند. آنها از نگاه افراد سنگینی را حس‏ می‏کنند و مسئولیت را به شایستگان می‏سپارند.
‏ بنابراین شایسته‏خواهی یک نیاز است و احساس این نیاز به فرهنگ‏سازی نیاز دارد. وقتی‏ شایستگی به نیاز تبدیل شد فرد سعی می‏کند شایستگی‏اش را حفظ کند تا تنزل پیدا نکند و دیگران جایش را نگیرند و اگر می‏خواهد ارتقاء پیدا کند باید شایستگی‏هایش را توسعه دهد.
از این ‏رو سازمان ها باید شایسته سالاری را تبدیل به یک فرهنگ کنند. فرهنگ نیاز به‏ شایسته سالاری یعنی فرهنگ افزایش بهره ‏وری و استفاده بهینه از منابع که خود ضامن بقاء و تحقق اهداف سازمان می‏شود (ابیلی و همکاران،۱۳۸۴؛۱۰).
۶-۱-۲-۲ شایسته‏یابی
بعد دوم شایسته‏یابی است. وقتی فرهنگ سازمانی ایجاب کرد که سازمان نقش‏ها را برای‏ افراد شایسته تعریف کند، تلاش سازمان برای یافتن افراد شایسته شروع می‏شود. قبل از اینکه‏ سازمان اقدامی برای شایسته‏یابی انجام دهد، پاسخ سؤالات زیر باید مشخص باشد:
اول: نیروهای موردنیاز سازمان واجد چه قابلیت یا صلاحیت‏هایی باید باشند؟
پاسخ به سؤال بستگی به راهبردهای سازمان در مورد منابع انسانی‏اش دارد که با توجه‏ به بیانیه رسالت سازمان و چشم ‏انداز تدوین شده برای سازمان انتخاب شده است.
دوم: نیروهایی که واجد قابلیت‏های لازم است شرایط بازار کار مورد مطالعه قرار گیرد تا شناخت کافی از انتظارات نیروهای واجد صلاحیت حاصل گردد.
سوم: آیا سازمان توانایی تأمین انتظارات نیروهای واجد صلاحیت را دارد؟ آیا برای این منظور برنامه‏ ریزی لازم را انجام داده است؟
شایسته‏یابی ایجاب می‏کند انتظارات نیروهای مورد نظر با شرایط داخل سازمان تطبیق داده‏ شود. در بخش دولتی محدودیت‏های قانونی حاکم بر استخدام و پرداخت‏ها ممکن است مانع‏ جذب یک نیروی شایسته شود. بنابراین سازمان دولتی در مرحله شایسته‏یابی با مشکل مواجه‏ می‏شود. برای رفع این مشکل لازم است پس از شناخت شرایط بازار کار و تطبیق انتظارات‏ نیروهای واجد صلاحیت با شرایط درونی سازمانی، چنانچه محدودیت‏های قانونی یا فرهنگی‏ سازمان مانعی برای تأمین انتظارات نیروی شایسته باشند، ابتدا به روش‏های مقتضی موانع و محدودیت‏ها را کاهش داد و سپس برای پیدا کردن نیروهای واجد صلاحیت اقدام کرد (ابیلی و همکاران،۱۳۸۴؛۸).
۷-۱-۲-۲ شایسته گزینی
سازمان باید معیارهای مشخصی برای گزینش افراد تعریف کند. معیارهای از قبیل سلامت‏ اخلاقی یعنی نبود زمینه‏های فساد مالی یا اخلاقی، قابلیت‏های یادگیری بالا به منظور سرمایه‏گذاری‏ برای رشد و پویایی فرد وجدان کاری که زمینه انجام به موقع کارها را فراهم می‏کند، می‏تواند به ‏عنوان معیارهای مهم گزینش افراد مورد توجه قرار گیرد. البته تعریف عملیاتی این معیارها مهم است و باید در تعریف معیارها و تطبیق مصداق‏ها توجه کافی مبذول گردد.
شایستگی یک مفهوم نسبی است و یک فرد برای تصدی یک شغل در یک سازمان و موقعیت ممکن است شایسته و در موقعیت دیگر کمتر شایسته باشد. به‏ عنوان مثال مدیر یک‏ شرکت موفق ژاپنی ممکن است مدیر خوبی در ایران نباشد. چون موقعیت‏ها و فرهنگ ‏های‏ سازمانی متفاوت است. بنابراین برای شایسته ‏گزینی باید فهرست شایستگی‏های بومی مورد نیاز برای هر سازمان تهیه شود.
بنابراین برای شایسته‏ گزینی دو اقدام لازم است:
اول: تهیه فهرست شایستگی‏های مورد نیاز برای یک شغل خاص
دوم: ارزیابی قابلیت‏های متقاضیان به کمک ارزیاب‏های متخصص و انتخاب افرادی که واجد بیشترین شایستگی برای شغل موردنظر هستند.
از این ‏رو فرایند جذب نیروی انسانی باید مبتنی بر طی مراحل علمی در شناسایی نیازهای‏ استخدامی، تخصص‏های مورد نیاز، برگزاری آزمون‏های معتبر و شناخت رفتار متقاضی جذب‏ باشد تا از اتلاف وقت و منابع جلوگیری شود و بهسازی و آموزش نیرو نیز اثر بخش گردد (اسماعیلی،۱۳۸۱؛۵۰).
چنانچه شایسته‏گزینی به درستی انجام شود مبنایی برای شایسته‏ گماری، شایسته ‏پروری و
شایسته ‏داری و در نتیجه استقرار نظام شایسته ‏سالاری شکل می‏گیرد (ابیلی و همکاران،۱۳۸۴ ؛۵).
از مهمترین مشکلات شایسته گزینی:

1. 1. خیلی از مدیران انتخاب کننده، شایسته را کسی می دانند که روابط نزدیک و دوستانه ای با آنان داشته باشد در این صورت معنی شایسته گزینی با آشنا گزینی عوض می شود.
   2. تعدادی از مدیران کسانی را بیشتر بر می گزینند که مطیع باشند به طوری که ویژگی های دیگر کاملا در حاشیه قرار می گیرد.
   3. افراد شایسته همیشه از ارزش بالای مادی و معنوی برخوردارند و به طور طبیعی این گونه افراد انتظار دارند حق و حقوق مادی و معنوی مناسب خود را دریافت دارند. خیلی از مدیران به دلایل مختلف راضی به پرداخت حقوق مادی و معنوی آنها نیستند و لذا به سهولت به سوی انتصابات ارزان قیمت سوق پیدا می کنند.
   4. بعضی از مدیران مراقب این موضوع هستند که افراد تحت سرپرستی آنها در اظهار نظرها جلسات و موضع گیری های کاری، فروغ و جلوه ای پایین تر از خود داشته باشند. لذا در این گونه سقف شایسته گزینی نمی تواند از سقف شایستگی مدیر ارشد بالاتر رود و خود به خود گزینش افراد با محدودیت هایی مواجه می شود.
   5. اکثر انتصابات تحت تاثیر فرهنگ حاکم بر سازمان قرار دارد. لذا در سازمانی که وجدان کاری، عادات پسندیده و جو کاری مطلوب حاکم نباشد امکان جذب شایسته ها را به دست نخواهد آورد و درجه شایسته بودن در گزینش ها معمولاً با درجه سازمان همخوانی دارند.
   6. هر سازمان مستقل و وابسته به یک سازمان بزرگتر دیگر، معمولاً نمی تواند از شعائر اصلی و قوانین راهبردی خود که توسط ارشد ترین مدیر تعیین می شود تخطی کند. در این حال حد دیگری برای شایسته ها مطرح می شود و آن عبارت است از شعائر اصلی و قوانین راهبردی سازمان که بالاتر از آن شایسته گزینی منتفی می گردد.
   7. شایستگان در هر سمتی که باشند اعمم از یک کارمند ساده یا بالاترین مدیر سازمان، دوست دارند در جو کاری ویژه ای کار کنند که عبارت است از سازمان سالم اندیش، آزاد اندیش، همت گرا، بالنده و تحول گرا. لذا شایستگان که شیفته اوصاف عینی فوق هستند توسط سازمان هایی طرد می شوند که ویژگی های فوق را ندارند. از همین جا نیز محدودیت دیگری در شایسته گزینی به وجود می آید.
   8. شایسته ها به فرهنگ ارتباطی ساده و بی آلایش اعتقاد دارند و در غیر این صورت افسرده و خود به خود از محیط رانده می شوند.

1. شایسته های ناپیدا در سازمان ها، یکی دیگر از مشکلات سازمان ها هستند، شایسته های ناپیدا کارکنانی هستند که سیستم سازمان به علت نقطه ضعف های یاد شده قصدی بر کشف آنها ندارد و در صورت معلوم بودن آنها باز به علت همان نقطه ضعف های یاد شده فرصت احراز شغل واقعی را به آنها نمی دهند.
2. در کشورهای جهان سوم شایسته ها فقط در سمت مدیریت امکان توسعه دارند در حالی که در خیلی اوقات افراد شایسته نباید به مدیریت کشیده شوند. به خاطر اینکه مدیریت یک سمت سیاستگذار و نظارت گر است در حالی که افراد شایسته دیگری لازم است تا این سیاست ها را به افراد پیش ببرند بدون اینکه در هرم مدیریت قرار گرفته باشند.
   (حامد نیا، ۱۳۸۱; ۹۸)

۸-۱-۲-۲ شایسته‏گماری
بعد از شایسته‏گزینی باید تناسب بین شغل شاغل مورد توجه قرار گیرد. شایستگی یک‏ مفهوم نسبی است و تابع زمان و مکان است. یک فرد ممکن است در یک شغل شایسته به‏ حساب آید و در شغل دیگری شایستگی نداشته باشد. بنابراین منافع سازمان ایجاب می‏کند به‏ منظور جلوگیری از هدر رفتن منابع و حفظ انگیزه، نیروی انسانی شایسته گزینش شده و در شغلی‏ به کار گرفته می‏شود که
قابلیت‏ های لازم برای تصدی آن را دارد.
یک فرد شایسته به خودی‏ خود نمی‏تواند برای سازمان نقش موثری ایفا کند، مگر اینکه‏ سازمان شرایط لازم را برایش فراهم کند. این شرایط همان قرار دادن فرد در جای مناسب است‏ که از ابعاد شایسته ‏سالاری است (رابطی،۱۳۸۰؛۳۹).
۹-۱-۲-۲ شایسته‏پروری
شایستگی یک ویژگی ثابت و پایدار نیست و متناسب با تغییر شرایط و محیط تغییر می‏یابد. پویایی و ناپایداری این ویژگی در قبال تغییرات محیط و تغییر در اهداف سازمان توسعه فردی را ایجاب می‏کند که این وظیفه خطیر سازمان است که برای حفظ و ارتقاء قابلیت‏های مورد نیاز برای محیط جدید سرمایه گذاری لازم را انجام دهد. به عبارت دیگر سازمان تعهد دارد بستر لازم‏ برای بروز شایستگی‏های افراد و توسعه آن را فراهم نماید. در این زمینه از فرهنگ‏سازی و تلاش‏ برای غنای فرهنگی سازمان نیز نباید غفلت شود. شایسته‏پروری یک مساله دو جانبه است. از یکطرف سازمان باید بستر لازم برای بروز و توسعه شایستگی افراد را فراهم سازد و از طرف‏ دیگر فرد شاغل باید خود را متعهد بداند تا شایستگی مورد نیاز برای انجام وظیفه‏اش را کسب‏ کند (رابطی،۱۳۸۲؛۴۰).
وظیفه سازمان است که در قالب یک نظام جامع و هدفمند آموزشی، آموزش‏های مورد نیاز کارکنان خود را تدوین و اجرا کند تا با پرورش افراد شایستگی آنها متناسب با تحولات محیطی‏ حفظ شده و ارتقاء یابد. آموزش نیروی انسانی از سه طریق موجب افزایش بهره‏وری می‏شود:

1. افراد تحصیل کرده و آموزش دیده در واحد زمان کار بیشتر و با ارزش‏تری انجام می‏دهند.

۲- افراد تحصیل کرده و مجرب می‏توانند با تخصیص بهینه منابع، بهره‏وری تولید را افزایش‏ دهند.

1. افراد تحصیل کرده و مجرب در شرایط مساوی قادر به اختراع، اکتشاف و نوآوری بیشتر هستند.

پاسخگویی به انتظارات شهروندان و ذینفعان و لزوم بکارگیری تکنولوژی جدید، نوآوری و ارتقاء کیفیت خدمات و کاهش هزینه‏ ها، برنامه‏ ریزی برای آموزش مستمر نیروی انسانی را
اجتناب‏ ناپذیر ساخته است (اسماعیلی،۱۳۸۱؛۵۰).
۱۰-۱-۲-۲ شایسته‏داری
حفظ نیروی شایسته و حفظ انگیزش نیروی انسانی نیاز به برنامه‏ ریزی دارد. بی‏توجهی‏ مدیریت به نیروی شایسته و عدم تامین نیازهای روحی و معنوی و نیازهای مادی افراد، انگیزش تلاش و انجام کار به بهترین شکل را کاهش می‏دهد و دلسردی نسبت به محیط کار و عدم تامین نیازها فرد را وادار می‏کند تا فرصت‏های جدید را جستجو کرده و در موقعیت مناسب‏ سازمان را ترک کند. از دست دادن نیروهای شایسته که برای گزینش و پرورش آنها سرمایه‏گذاری زیادی صورت گرفته برای سازمان خسارت بزرگی به حساب می‏آید. پیدا کردن‏ نیروی شایسته و پرورش آن به منظور جایگزینی نیروهای شایسته‏ای که سازمان را ترک کرده‏اند نه تنها موجب هدر رفتن منابع می‏شود بلکه موجب تاخیر در تحقق اهداف خواهد شد (احمدی و رحمانپور،۱۳۸۱؛۴۳).
وقتی سازمان موفق شد افراد شایسته‏ای را جذب کند و پرورش دهد، باید سعی کند این فرد را حفظ نماید و از تناسب بین شایستگی‏های او و مقتضیات شغل وی بهره‏مند شود. یکی از نکات‏ مهم نحوه مدیریت افراد شایسته است. چون این افراد شایسته هستند و خودشان تشخیص‏ می‏دهند چه کاری درست است مدیریت باید این انگیزه را ایجاد کند تا آنها تمام تلاش خود را برای انجام درست کارهای درست به کار گیرند و پیشنهادهای لازم برای بهبود امور را به مدیریت‏ ارائه کنند (ابیلی و همکاران،۱۳۸۴؛۵).
مطالعات نشان می‏دهد هزینه جایگزینی یک فرد ۷۰ تا ۲۰۰ درصد حقوق و دستمزد هر کارمند از دست رفته در طول یک سال است. چرا که هزینه‏ های تبلیغات، جذب، آموزش‏ کارکنان جدید زیاد است و تا کارکنان جدید با سازمان و امور محوله آشنا شوند بهره‏وری سازمان‏ کاهش می‏یابد. بنابراین بهبود نرخ بازگشت سرمایه انسانی بستگی به توان حفظ نیروها دارد. از این‏رو مدیریت منابع انسانی هر سازمانی لازم است فرایند نگهداری این نیروها را بطور سیستماتیک طراحی نموده و در حقیقت آنها باید متفکران راهبردی سازمان باشند و با نگرش‏ کلان به ورود و خروج افراد، عواقب و هزینه‏ های از دست دادن کارکنان را بررسی نمایند (احمدی و رحمانپور،۱۳۸۱؛۴۳).
موسسه نشنال پارک سرویس امپلویز[۱۴] (۲۰۰۴) شایستگی را مجموعه ای از دانش، مهارت و توانایی ها در یک شغل خاص می داند که به شخص اجازه می دهد که به موفقیت در انجام وظایف دست یابد. همانطور که مشاهده می شود، این تعریف مؤلفه توانایی را نیز به مؤلفه های شایستگی افزوده است. فیلپوت و همکاران (۲۰۰۲) شایستگی را بعنوان ترکیبی از مهارت ها، دانش و نگرش های مورد نیاز برای انجام یک نقش بگونه ای اثر بخش، تعریف می کند. در این تعریف مؤلفه نگرش ها بجای توانایی ها آمده است. در تعریفی دیگر، مؤلفه انگیزه به جای این دو به تعریف افزوده شده است. تعریف هانستین[۱۵] (۲۰۰۰) از این نوع تعریف است: شایستگی عموماً بعنوان مجموعه رفتارها یا فعالیت های مرتبط، انواع دانش، مهارت ها و انگیزه هاست که پیش نیازهای رفتاری، فنی و انگیزشی برای عملکرد موفقیت آمیز در یک نقش یا شغل مشخص است. شایسته سالاری از نظر مفهومی، به معنای شرایطی در سازمان است که در آن افراد شایسته هر جایگاه شغلی، عهده دار آن وظیفه یا شغل باشند. به عبارت دیگر، شایسته سالاری به این معناست که موفقیت یک شخص تنها به وسیله شایستگی وی تعیین شود. در حالی که این نظر درستی است، در جوامع امروزی واقعیت ندارد. شایسته سالاری با سوق دادن مردم به سمت این باور که زندگی عادلانه است و موفقیت ها به طرز منصفانه ای به دست خواهند آمد، نقش متقاعد کننده ای را در جامعه بازی می کند. اما در حقیقت، موفقیت کمتر بر بلند همتی شخصی و کار سخت متکی است تا بر بقیه به هر حال این واقعیتی است که طبقه و محیط می توانند موفقیت را محدود کنند (کونتز،۱۳۷۶)