Rao, (2005)

خلق،‌ کدگذاری، ‌بازیابی، به‌کارگیری، ‌توزیع،‌ اعتبار‌بخشی،‌ پیگیری، شخصی‌سازی

یکی از جامع‌ترین و کاربردی ترین این مدل‌ها، مدل “پایه‌های ساختمان مدیریت دانش” ‌اشد که توسط پروبست، روب و رمهاردت ارائه گردیده است. طراحان مدل یاد شده، مدیریت دانش را به صورت چرخه‌ی دینامیکی می‌بینند که شامل هشت جزء، متشکل از دو سیکل درونی و بیرونی است (Probst, 2008).
سیکل درونی: شامل ابعاد شناسایی، کسب، توسعه، تسهیم، کاربرد و نگهداری دانش می‌باشد.
سیکل بیرونی: شامل ابعاد اهداف دانشی و ارزیابی آن است که کامل کننده این ابعاد سیکل بازخورد می‌باشد
۲ - ۲۲ عناصر اساسی مدیریت دانش
مدیریت دانش ۴ عنصر اساسی دارد: دانش، مدیریت، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی. هر کدام از این اجزا نقشی عمده در مدیریت دانش داشته و می‌تواند تأثیری بسزا در موفقیت یا شکست آن داشته باشد. مدیریت دانش معروفیت خود را از طریق بکارگیری دانش و اطلاعات به منظور ایجاد هماهنگی تغییرات پویا در سازمان و رشد و توسعه نظامهایی جهت تسریع انطباق پذیری سیستم با تغییرات محیط پیرامون کسب نموده است. امروزه انواع موسسات در محیطهای تازه‌ای فعالیت می‌نمایند. بنابراین باید قادر به خلق و بکارگیری دانش جدید و بازآفرینی دانش گذشته به منظور دستیابی به اهداف خویش باشند. در حالیکه مدیریت دانش تاکید زیادی بر فن آوری اطلاعات می کند و در بسیاری از موارد به عنوان مدیریت مبتنی بر فن‌آوری تعریف می‌گردد، اما در حقیقت مفهومی فراتر از آن دارد. داون پورت مؤلفه‌های اساسی مدیریت دانش را شامل موارد زیر می‌داند:

فرهنگ: شامل ارزشها و اعتقادات اعضای سازمان در ارتباط با مفاهیم اطلاعات ودانش
فرایندعمل: در حقیقت افراد چگونه از اطلاعات و دانش در موسسات خود بهره گیری می‌نمایند.
سیاستها: شامل موانعی که در فرایند تسهیم دانش و اطلاعات در سازمان پدید می‌آید.
فن آوری: چه سیستمهای اطلاعاتی در موسسه موجود است.
مدیریت دانش شامل فرایند ترکیب بهینه دانش و اطلاعات در سازمان و ایجاد محیطی مناسب به منظور تولید، تسهیم و بکارگیری دانش و تربیت نیروهای انسانی خلاق و نوآوراست. چرا باید از مدیریت دانش بهره جست؟ مهمترین اهداف یک مؤسسه در زمینه مدیریت مطلوبتر دانش شامل حفظ و نگهداری اعضای کلیدی سازمان، ارتقاء سیستم انگیزشی، شناخت محیط و بهبود خدمات‌دهی به ارباب رجوعان می‌باشد. تحقیقات، بیشترین موارد بهره‌گیری سازمانها و مؤسسات مختلف از مدیریت دانش را به قرار زیر تعیین نموده است:
کسب و تسهیم دانش(۷/۷۷%)
مهارت آموزی و یادگیری سازمانی (۴/۶۲%)
ارتباط بهینه با مشتریان (۵۸%)
ایجاد مزیت رقابتی (۷/۵۵%) (دایرومک داناف، ۲۰۰۱)
نمودار ۱ موارد استفاده مؤسسات گوناگون از مدیریت دانش را نشان می‌دهد. در حقیقت مدیریت دانش کارآمد منجر به کاهش خطاها و دوباره‌کاری‌ها، افزایش سرعت حل مسایل و تصمیم‌گیری‌ها، کاهش هزینه‌ها، تفویض اختیارات بیشتر به اعضاء و روابط اثربخش و خدمات مطلوبتر به ارباب رجوعان می‌گردد. (Sarrafizadeh, 2007).
نمودار ۲-۱ استفاده‌های کاربردی موسسات از مدیریت دانش (Newmen, 1999)
مهمترین هدف بکارگیری مدیریت دانش در انواع موسسات، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون به منظور ارتقاء کارآیی و سودآوری بیشتر می‌باشد. در نتیجه مدیریت دانش به فرایند چگونگی خلق، انتشار و بکارگیری دانش در سازمان اشاره دارد. به عبارت دیگر هدف نهایی مدیریت دانش شامل تسهیم دانش میان کارکنان به منظور ارتقاء ارزش افزوده دانش موجود در سازمان می‌باشد. حوزه مدیریت دانش شامل مفاهیم و اصولی است که توانایی بکارگیری و تسهیم دانش در موسسه را ارتقاء بخشیده (نظیر تخصصها، مهارتها و تجربیات کارکنان) و نقش کلیدی در توسعه و بهبود خلاقیت، بهره وری و سوددهی سازمان ایفا می کند. مدیریت دانش شامل چهار فرایند تولید، ذخیره، انتقال و به کارگیری دانش است (Newmen, 1999) .
زیرساخت‌های اجتماعی و فنی مورد نیاز پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان نگاه جهانی و امروزه به زیرساخت مدیریت دانش نگاهی فنی و اجتماعی است ( Nedlela et al,2001). زیرساخت‌ها جنبه‌های مهمی از قابلیت‌های سازمانی هستند و این زیرساخت‌های کلیدی برای مدیریت دانش، شامل زیرساخت فنی، ساختاری، فرهنگی (۲۰۱۰ (Gold et , و زیرساخت مرتبط با افراد می‌باشد .(Pan & Scarbrough, 1998) که در این جا به تأثیر هر کدام از این زیرساخت‌ها بر پیاده سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.
۲ – ۲۳ نقش دانش در مدیریت دانش:
ادلسن می‌گوید: “مردم همواره دانش داشته‌اند و از آن استفاده کرده‌اند". اما دقیقاً دانش چیست؟ دانش، دانستنی است که در تجربیات، مهارتها، قابلیت‌ها، توانایی‌ها، استعدادها، افکار، عقاید، طرز کارها، الهامات و تصورات افراد موجود است و به شکل مصنوعات ملموس، فرایندهای کاری و امور روزمره یک شرکت خود را آشکار می‌سازد .دانش دو نوع است: عیان و نهان (یا ضمنی). دانش صریح، دانشی است که مدون شده است و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است. مثلاً توضیح داده شده یا ثبت شده یا مستند شده و بنابراین به آسانی می‌توان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش صریح می‌تواند در اشکال دست نامه‌ها، روش کارهای نوشته شده، بایگانی‌های تجاری، مجله یا مقالات مجلات، کتابها، صفحات وب، بانکهای اطلاعاتی، اینترانتها، ایمیل‌ها، یادداشتها، ارائه‌های گرافیکی یا منابع دیداری - شنیداری تدوین شده باشد. هنگامی که دانش، مدون و کدگذاری شود مصنوع دانش تولید می‌شود و این مصنوع دانش است که می‌تواند مدیریت شود .دانش نهان، دانش شخصی و ابراز نشده‌ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است – آگاه بودن از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش، نظر و مواردی که می‌تواند مفید واقع شود. به بیان ساده‌تر، دانش و تجربه‌ای است که یک فرد در طول سالها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی و خطا بدست آورده است. این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشتهای شخصی، فایلهای کامپیوتری یا کشوی میز آنها مستقر است. دانشی که هرگز بطور کامل و قابل فهم برای سایرین بیان، ثبت، مستند یا مدون نشده است. طبق برآوردها % ۸۰ از مهمترین دانش را دانش نهان شکل می‌دهد.
برای موفقیت پروژه‌های مدیریت دانش لازمست بین اطلاعات و دانش تمایز قائل شویم. هر اطلاعاتی دانش نیست. اطلاعات تا زمانی که تحلیل نشده و منشأ عمل قرار نگرفته است نمی‌تواند تبدیل به دانش شود و فقط در یک فرهنگ سازمانی صحیح است که اطلاعات منشأ عمل می‌شود . بیشتر سازمان‌ها و کارکنان نه از دانش زیاد، که از اطلاعات زیاد رنج می‌برند .برعکس، قحطی دانش وجود دارد. یکی از بزرگترین چالشهای مدیریت دانش در توانایی مفهوم ساختن کوه‌های اطلاعات، جدا کردن اطلاعات ارزشمند و به اشتراک گذاشتن آن است.
روند مدیریت دانش در تحقیقات نشان می‌دهد به طور فزاینده روانی (به عنوان مخالف به فنی) مدیریت دانش. به عبارت دیگر، دانش در نظر گرفته شده است که در میان افراد تعبیه شده رخ می‌دهد و یا به عنوان یک نتیجه از تجربه، و یا از طریق تفکر یا استدلال‌ها تولید می‌شود، در غیر این صورت آن را به عنوان داده‌ها یا اطلاعات باقی می‌ماند. از این دانش، داده‌ها و اطلاعات مربوط به اشیاء و چشم انداز را می‌توان به عنوان یک فعالیت دیده می‌شود.
این تمایز محوری به دلیل تفاوت‌های مهمی در دسترسی است. از آنجا که داده‌ها و اطلاعات که در خارج ذخیره می‌شود، به راحتی قابل دسترسی است، به داد و ستد، دانش (که در آن دانش به عنوان اطلاعات با معنا تنها می‌تواند در شبکه دانش فرد انباشته می‌شود و تنها وقتی به اشتراک گذاشته می‌شود اگر کسانی که آن را داشته باشد آماده به انجام این کار باشند. این تعریف تا حد زیادی بر دانش و پژوهش خروجی ما تاثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، نتایج تحقیقات ممکن است دانش به کسانی که آن را خلق کرده، اما یک بار آن را تدوین و یا بیان آن را فوراً می‌شود اطلاعات را به دیگران انتقال داد تا آنها را به فکر اعمال و یا استدلال به آن و با تلفیق آن را در داخل شبکه‌های موجود دانش فردی است. ایجاد دانش، رانده شده توسط کنجکاوی و یا در پاسخ به یک مشکل، به طور عمدی و هدفمند از مشاهدات، داده‌ها، یا حقایق به ایجاد راه‌های جدید و یا جدیدی از درک یک پدیده خاص اشاره دارد. از سوی دیگر، کسب دانش اشاره دارد به انتقال موفقیت‌آمیز از دانش موجود به دیگران. که باعث شده است، محقق به ایجاد دانش جدید می‌ انجامد. تنها زمانی که به چارچوب دانش موجود پردازش گنجانیده شده است که اطلاعات و سپس دانش به گیرنده نامیده می شوند و می‌توان گفت که دانش اکتسابی است. با این حال، حتی پس از آن است که دانش جدید گنجانیده شده در داخل شبکه دانش گیرنده “منتقل شده است'’ بنابراین، ممکن است پخش شود، اما درجه‌ای که آن را “انتقال” را به دیگران تا حد زیادی وابسته به ارتباط فرایندهای مورد استفاده، از دستیابی به دانش جدید (یعنی تجدید ساختار شبکه‌های دانش موجود) در درجه اول یک فرایند ارتباطی می‌باشد. (Nedlela, 2001).
۲ – ۲۴ نقش مدیریت در مدیریت دانش:
مدیریت تلویحاً بر طبقه بندی، فراهم کردن ساختار و ایجاد ادراک بهم پیوستگی در یک سازمان دلالت دارد. سایر ویژگیهای مدیریت عبارتند از :هماهنگی، کنترل، مشارکت و استفاده صحیح از نیروی انسانی، فرایندها و تدابیر به منظور دست‌یابی به یک هدف واحد در مدیریت دانش، هدف اصلی مدیریت دانش عیان و نهان در سازمان است. برای مدیریت دانش عیان، سازمانها باید:
دانش را بدست آورده و یا تولید و ایجاد کنند .
دانش را برای سهولت دسترسی رمزگذاری و سازماندهی نمایند.
دسترسی به دانش را برای دیگران با ارتباطات یا انتشارات میسر نمایند.
دسترسی و بازیابی دانش را تسهیل نمایند .
دانش را برای حل مشکلات، تصمیم گیری، بهبود اجرا، راهبری، تحلیل موقعیتها و فرایندها برای پشتیبانی فعالیتهای کاری بکار گیرند.
دانش نهان به دو طریق قابل مدیریت است: از طریق ارتباطات نوشتاری، مصاحبه‌ها و پیشینه‌های شفاهی می‌تواند به دانش صریح تبدیل شود. راه د یگر انتقال دانش نهان از طریق ایجاد گروه های دانش یا گروه های هم عمل در سازمانهاست که با تعاملات رو در رو، گفتگوها و ارتباطات گفتاری، آموزش مداوم، حل مسأله تعاملی، شبکه ارتباطی، راهبری، مربی‌گری، آموزش و موقعیتهای توسعه حرفه‌ای دانش نهان خود را منتقل می‌کنند. در بخش سنتی مرجع، دانش نهان عموماً از طریق گروه های دانش یا گروه های هم عمل منتقل می‌شود.
می‌توان ابزارهای مدیریت دانش را به سه دسته تقسیم کرد و میان آنها تمایز قائل ‏شد:
برخی ابزارها مخصوص تولید و تنظیم دانش است. این ابزارها یکی از عوامل کلیدی کارایی و خودکفایی بلند مدت سازمان بوده و باعث رقابت پذیری آن می‌شوند. این دسته شامل خلق یک ایده جدید، طراحی مدلهایی نو، ترکیب و تلفیق رشته‌های علمی گوناگون و در نهایت توسعه فراگردهای جدید در سازمان است.
کاربرد این دسته از ابزارها در نظام بخشی و کدگذاری دانش است. در واقع چون داراییهای غیر ملموس (مانند دانش، اطلاعات و …) برخلاف داراییهای ملموس در صورت عدم استفاده هیچ ارزش ذاتی ندارند، بایستی قابل دسترس برای افراد درون و بیرون سازمان باشد. این دسته از ابزارها اجازه می‌دهد تا دانش به قابلیت دسترسی همگانی و انتقال میان افراد و سازمانها دست یابد.
دسته سوم ابزارهایی هستند که جهت تسهیم دانش هستند. این ابزارها با سه مانع مهم روبرویند که عبارتند از:
الف) ‌اختلاف و فاصله زمانی، چه از بعد تاریخی (که بر می‌گردد به حافظه سازمانی) و چه در زمان حال (چون در زمان حال نیز مشکلاتی در هماهنگی بین برنامه‌های زمانی افراد جهت یافتن زمانی مشترک مناسب میان آنها برای مبادله مطلوب دانش وجود دارد).
ب) بعد و فاصله مکانی
ج) محدودیتهای اجتماعی. تفاوتهای سلسله مراتبی میان افراد، متفاوت بودن تخصص و حیطه عمل افراد و نیز اختلافات فرهنگی باعث محدود شدن فهم مشترک میان افراد می‌شود.
البته برخی سازمانها مانند موسسه آموزشی روت (Root) ابزارهایی مانند فرایند نقشه آموزشی را ایجاد کرده و در شرکتهای بوئینگ، پپسی کولا، بیمه آستیت جهت تسهیل ترجمان اجتماعی دانش استقرار داده است. این ابزارها، برنامه‌های سطح سازمان را به ایده‌هایی واضح و روشن برای کارکنان و یا حتی به اهداف و فعالیتهای ریزتری که باعث موفقیت سازمانی می‌شود تبدل می‌کنند و همچنین باب تبادل نظرات راجع به این نقشه‌های یادگیری در خلال ماه های استقرار آن را می‌گشاید. (Rodriguez, 2007).
۲ – ۲۵ نقش تکنولوژی اطلاعات در مدیریت دانش:
تکنولوژی اطلاعات می‌تواند بعنوان ابزاری قدرتمند عمل کرده و ابزارهایی مؤثر و کارآمد برای همه وجوه مدیریت دانش شامل تسخیر، اشتراک و کاربرد دانش تأمین کند. توانایی تکنولوژی اطلاعات در کاوش، نمایه، تلفیق، بایگانی و انتقال اطلاعات می‌تواند تحولی در گردآوری، سازماندهی، رده‌بندی و اشاعه اطلاعات ایجاد کند. تکنولوژیهایی مانند سیستمهای مدیریت بانکهای اطلاعات مرتبط، سیستمهای مدیریت مدارک، اینترنت، اینترانت، موتورهای کاوش، ابزارهای جریان کار، سیستمهای پشتیبان اجرا، سیستمهای پشتیبان تصمیم‌گیری، داده کاوی، ذخیره داده‌ها، پست الکترونیک، کنفرانس تصویری، تابلوی اعلانات، گروه های خبری و تابلوهای بحث می‌توانند نقشی اساسی در تسهیل مدیریت دانش داشته باشد .اما، تکنولوژی اطلاعات بخودی خود قلب مدیریت دانش نیست و هیچ پروژه‌ای تنها بخاطر کاربرد آخرین تکنولوژی های اطلاعاتی تبدیل به پروژه مدیریت دانش نمی‌شود. تکنولوژی اطلاعات فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفا می‌کند. تکنولوژی اطلاعات به تنهایی تأمین کننده دانش نیست. تکنولوژی اطلاعات می‌تواند به افراد در پیدا کردن اطلاعات کمک کند اما این خود افراد هستند که باید تعیین کنند آیا اطلاعات متناسب و مرتبط با نیاز خاص آنها هست یا خیر. برای تبدیل اطلاعات به دانش، افراد باید اطلاعات را تحلیل، تفسیر و درک کرده و آن را در متنی جای دهند.
از آنجا که پذیرش گسترده‌ای از دانش به عنوان یک منبع مهم اقتصادی، سازمان‌ها شده است و تلاش برای اینکه مدیریت دانش به عنوان یکی از عوامل متعددی توانمندسازی شناسایی شده است، و فن آوری که قطعا یکی از آنها است. فن آوری است که موجب حمایت و ایجاد، انتقال و استفاده از دانش، را امکان پذیر می‌سازد. به این خاطر که به دلیل پویایی فن آوری و به طور کلی، سرعت در شتاب در طیف گسترده‌ای از مناطق توسعه می‌یابد، و نیز به پیچیدگی حوزه مدیریت دانش را، که شامل دیدگاه‌های متناقض در دانش و رویکرد به مدیریت آن می‌باشد. تکنولوژی‌هایی که می‌تواند، فن‌آوری‌های مدیریت دانش را پشتیبانی کنند، روش معمول این است که آنها را مرتبط با فرایندهای دانش کنند. اما فرآیندهای مشخص شده به طور گسترده ای متفاوت است و مانع درک کلی تر خواهد شد. روش جایگزین شده برای توصیف فن آوری‌های تجاری در دسترس، فن آوری به عنوان بخشی از معماری‌های سیستم‌های مدیریت دانش و به عنوان برنامه‌های کاربردی برای کسب و کار تعریف شده‌اند. چارچوب‌های موجود برای پیاده‌سازی مدیریت دانش نیز معمولا شامل ملاحظات استراتژی است. علاوه بر این، تحقیق در مورد سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات به طور کلی نیز مرتبط با هم ترازی استراتژیک برای مدت زمان طولانی است. ما پس از آن که چنین رویکردی می‌تواند بینش مفید به فن‌آوری‌های مدیریت دانش و استفاده از آنها نتیجه‌گیری می‌کنیم. روش ما برای بررسی ارتباط بین فن‌آوری‌های مدیریت دانش و استراتژی در مفهوم هستی شناسی است. هستی شناسی متشکل از اصطلاحات، تعاریف و شرح روابط خود را دارد. از جمله مزایای بسیاری ممکن است، به منظور تسهیل درک مشترک و به اشتراک گذاری دانش در یک دامنه خاص هستی شناسی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد (Govind et al, 2009).