این عوامل خارجی از سازمان بوده است و بر فعالیت های سازمان تاثیر دارند اما در اختیار سازمان نبوده و سازمان هیچ‌گونه تاثیری بر آنها ندارد. هدف از بررسی محیط خارجی تهیه فهرستی محدود از فرصت هایی که می تواند به یک سازمان سود رسانده یا تهدیداتی که باید از آنها اجتباب شود. عوامل بیرونی خود به دو گونه می باشد:

۱٫ فرصت: عبارت است از یک موفقیت مطلوب عمده در محیط خارجی سازمان مانند شناخت بخشی از بازار که پیش از این فراموش شده بود. این مقوله بطور معمول منجر به تغییر در وضعیت رقابت یا قوانین و بهبود در روابط با خریداران و فروشندگان می شود.
نیاز برطرف نشده مشتری.
ظهور تکنولوژی های جدید.
کم شدن محدودیت های قانونی.
حذف موانع تجارت جهانی.
فرصت ها را می تواند در قالب یکی از دسته های زیر دسته بندی گردد:
توسعه بازار/ آسیب پذیری رقبا/ روندهای صنعت با شیوه زندگی/ توسعه تکنولوژی/ اعتبار جهانی/ بازارهای جدید/ صادرات و واردات/ انحصاری شدن جدید/ قراردادهای بزرگ/ توسعه کسب و کار و محصول/ اطلاعات و تحقیق/ شراکت ها و نمایندگی/ تأثیرات فصلی، آب و هوا و غیره/ وضعیت اقتصادی

۲٫ تهدید: یک تهدید موفقیت نامطلوبی در محیط خارجی سازمان است مانند قدرت چانه زنی خریداران یا تامین‌کنندگان کلیدی، تغییرات عمده و ناگهانی تکنولوژی و مواردی از این است که می‌توانند تهدید عمده‌ای در راه موفقیت سازمان باشند. تغییر در سلیقه ی مشتری که باعث فاصله گرفتن او از محصولات ما می شود.
ظهور محصولات جایگزین پر قدرت.
افزایش محدودیت های تجاری.
تهدیدها می‌تواند در قالب یکی از دسته‌ه ای زیر دسته بندی گردد:
اثرات سیاسی / اثرات محیطی/ اثرات قانونی/ توسعه فناوری اطلاعات/ اهداف و مقاصد رقبا / تقاضای بازار/ تکنولوژی محصولات، خدمات و ایده‌های جدید/ قراردادهای حیاتی/ شرکای تجاری/ مواجه با موانع و تهدیدهای برطرف نشده/ اقتصاد داخل و خارج/ تأثیرات فصلی،آب و هوا / مُد
برای توسعه ی این استراتژی ها، یعنی همان استراتژی هایی که باعث هماهنگی قوت های درون سازمانی با فرصت های محیط خارجی است، می توان از ماتریس SWOT بهرهبرد.
ماتریس SWOT می‌تواند ابزاری توانمند در شناسایی و اتخاذ استراتژیهای مناسب در انواع کسب و کارها باشد. این متد (روش) درصورت شناخت دقیق و به کارگیری صحیح برای کسب و کارهای کوچک و متوسط بسیار کارآمد خواهد بود.
قواعد حاکم بر ماتریس تحلیلی SWOT :
چگونه می‌توان با بهره‌گیری از نقاط قوت حداکثر بهره‌برداری را از فرصت ها انجام داد (SO)
چگونه با بهره گرفتن از نقاط قوت می‌توان اثر تهدیدات را حذف کرد یا کاهش داد (ST)
چگونه باید با بهره‌گیری از فرصت ها نقاط ضعف را تبدیل به نقطه قوت کرد یا از شدت نقاط ضعف کاست (WO)
چگونه باید با کاهش دادن نقاط ضعف تاثیر تهدیدات را کاهش داد یا تاثیرشان را حذف نمود. (WT)
به طور خلاصه می‌توان گفت هدف از تحلیل و بررسی فرصت‌ها و تهدیدات محیط خارجی ارزیابی این مسئله است که یک شرکت می‌تواند فرصت ها را به دست آورد و از تهدیدات اجتناب کند. بویژه زمانی که با یک محیط خارجی غیر قابل کنترل در زمان کنونی روبرو است
مراحل انجام آنالیز SWOT :
۱٫ تشکیل جلسۀ تجزیه تحلیل SWOT
۲٫ توصیح اجمالی هدف جلسه و مراحل انجام کار
۳٫ استفاده از روش طوفان ذهنی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف و فرصت ها و تهدیدات
۴٫ اولویت‌بندی عوامل داخلی و خارجی
۵٫ تشکیل ماتریسSWOT و وارد کردن عوامل انتخاب شده به آن با توجه به اولویت بندی
۶٫ مقایسه عوامل داخلی و خارجی با یکدیگر و تعیین استراتژی های SO، WO، ST، WT
۷٫ تعیین اقدامات مورد نیاز بری انجام استراتژی های تعیین شده
۸٫ انجام اقدامات و بررسی نتایج آنها
۹٫ بروزرسانی ماتریس SWOT درفواصل زمانی مناسب (پیرس و رابینسون۱۳۸۸)
چگونگی تجزیه و تحلیل SWOT برای فرموله ‌کردن راهبردها :
پس از جمع‌ آوری اطلاعات در ارتباط با چهار عامل (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدات) از این اطلاعات جهت بدست آوردن راهبردها طی مراحل زیر استفاده می‌شود:
مرحله اول : ارزیابی محیط اطراف. یک مربی فوتبال را در نظر بگیرید قبل از شروع بازی، مربی استراتژی هایی را برای راهبری تیم خود تدوین کرده است اما هنگامی که بازی شروع می‌شود او مجبور است که با توجه به روند بازی و شرایط بازیکنان تغییراتی را در راهبردهای خود بدهد.
مرحله دوم : تعیین نقاط قوت و نقاط ضعف یا فرصت ها و تهدیدات
مرحله سوم : عوامل فوق را دوبدو با یکدیگر به منظور تعیین راهبردها در نظر بگیرید به شرح زیر:
راهبردهای  SO (نقاط قوت و فرصتها باید با یکدیگر در نظر گرفته شود)
راهبردهای ST (نقاط قوت و تهدیدات با یکدیگر درنظر گرفته شود)
راهبردهای WO (نقاط ضعف و فرصتها با یکدیگردرنظرگرفته شود)
راهبردهای WT (نقاطضعفوتهدیداتبایکدیگردرنظرگرفتهشود)