علاوه بر این‌ها نیاز به تحلیل داده به صورت بلادرنگ وجود دارد، که مسائل مربوط به حافظه و انباره را اضافه می‌کند. ابزارهای فرایند تحلیل برخط^[۶] قدیمی، بر مبنای معماری‌های سنگین سخت‌افزار و نرم‌افزار بودند بنابراین منابع قابل توجه‌ای برای فراهم آوردن کارایی بالا نیازمند بودند. انعطاف‌پذیری آن‌ ها به دلیل انبوه داده محدود شده بود. در همین زمان پایگاه‌داده‌های درون-حافظه کارایی را به طور قابل توجه‌ای افزایش دادند. فقدان عملیات دیسک و ورودوخروج، زمان پاسخ جستجوها را افزایش داده‌بود. پایگاه داده‌های درون-حافظه‌ای به شاخص‌ها، محاسبات مجدد و پیش-تجمع نیاز ندارند، بنابراین سیستم انعطاف‌پذیرتر می‌شود چرا که تحلیل سطوح تفضیلی بدون نیاز به تعاریف از پیش تعیین شده امکان پذیر است .

امروزه سازمان‌ها بیش از قبل به جمع‌ آوری، ایجاد و ذخیره داده می‌پردازند و این داده‌ها از منابع مختلفی جمع‌ آوری می‌شوند مانند، مشتریان، تامین‌کنندگان، شرکای تجاری، تحقیقات بازار و غیره. مدیریت چنین داده بزرگ و تبدیل آن به اطلاعات مفیدی که بتواند به سازمان‌های کوچک و متوسط یاری رساند، چالش بزرگی را ایجاد کرده است.مانند رقبای بزرگ آنان، سازمان‌های کوچک و متوسط هم نیاز به دسترسی سریع به داده‌هایی دارند که از سیستم‌های برنامه‌ریزی‌منابع‌سازمان، مالی، مدیریت ارتباط با مشتری و دیگر سیستم‌های سازمانی به دست آمده باشد. راه‌ حل ‌های هوش تجاری سازمان‌های کوچک و متوسط را قادر می‌سازند تا از طریق به‌کارگیری راهبردی‌تر اطلاعاتشان به سمت بهبود کارایی پیش روند [۲۹]. به طور معمول راه‌ حل ‌های هوش تجاری برای سازمان‌های کوچک و متوسط باید منجر به موارد زیر شود:
اندازه‌گیری و ردیابی شاخص عملکرد کلیدی در طی زمان (اندازه‌گیری مالی و غیرمالی)
شناسایی و جداسازی پیشران‌های کسب‌وکار،پنهان در اعداد
فراهم‌سازی سطحی از گزارش‌گیری به گونه‌ای که افراد سازمان بتوانند به آسانی محل تمرکز خود را پیدا کنند.
فراتر از گزارشات ساده رفتن و یافتن اینکه به چه دلیل این اتفاق رخ داده است و به سمت تجزیه تحلیل حرکت کردن و درک اینکه چرا چیزی در حال رخ دادن است.
اطلاعات را ساده نمایش دهد تا به فرآیندهای کسب‌وکار نگاشت شود یا به گونه‌ای که تیم نیاز دارد اطلاعات مرتبط نمایش داده شود.برای مثال اندازه‌گیری کارایی زنجیره تامین یا نمایش چند بعدی کارایی به تیم فروش [۲۹].
یک راه‌حل هوش تجاری برای سازمان کوچک و متوسط می‌تواند موفق تلقی شود اگر:
راه‌حل از فرآیندهای بحرانی که کسب‌وکار به صورت روزانه اجرا می‌کند پشتیبانی کند.
راه‌حل ماموریت‌های بحرانی توسط کاربران را در نظر بگیرد.
حرکت به سمت راه‌حل جدید ساده باشد و ویژگی‌های جدید به سادگی در مقیاس راه‌حل اضافه گردد.
توسعه سریع بوده و هزینه مالکیت قابل کنترل است.
نیازهای کاربر نهایی برآورده شده یا گسترش یابد.
سازمان‌های کوچک و متوسط فاقد رؤسایی هستند که سازمان‌های بزرگ دارند، به عبارت دیگر توانایی ساخت شبکه گسترده فروش و سهولت در حصول سرمایه یا یک نشان تجاری خاص را ندارند. بنابراین تمایل به حفظ کسب و کار آنان را مجبور می‌سازد تا از طریق دیگری با شرکت‌های بزرگ به رقابت بپردازند.
ضروری است تا به کمک فناوری پیاده سازی فناوری‌اطلاعات، قدرت رقابتی و نوآوری‌ها، افزایش یابند. متاسفانه راه حل‌های مرتبط با تکنولوژی اساسا به سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، متمایل هستند.
به‌کارگیری آخرین فناوری‌های اطلاعات مرتبط با راه حل‌های مربوط به شرکت‌های کوچک و متوسط، اغلب با تاخیر زیادی نسبت به شرکت‌های بزرگ انجام می‌گیرد یا به هیچ وجه انجام نمی‌گیرد.در نتیجه سازمان‌های کوچک و متوسط به اندازه سازمان‌های بزرگ در رقابت‌های بازار موفق نیستند. چنین موقعیتی تمام اقتصاد و ارتباطات اجتماعی هر کشور را تحت تاثیر قرار می‌دهد و نتیجه آن، ناکافی بودن دانش و تجربه سازمان‌های کوچک و متوسط است تا جایی که پیاده‌سازی آخرین تکنولوژی‌ها، نگران کننده می‌شود [۲۹].
بر اساس یافته‌های نگاش [۳۲] سیستم‌های هوش تجاری، ترکیبی از گردآوری داده، ذخیره‌سازی داده و مدیریت دانش به همراه ابزارهای تحلیل می‌باشد که داده‌های رقابتی و پیچیده را به برنامه‌ریزان و تصمیم‌سازان نمایش می‌دهد. به عبارت دیگر اطلاعات مهم و ضروری باید در زمان درست، در مکان درست و در قالب درستی، تحویل داده شود. از سازمان‌های کوچک بازرگانی به عنوان یک منبع مهم اشتغال‌زایی و توسعه یاد می‌شود. اما به تازگی سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی کوچک را در فهرست گونه‌های در معرض خطر قرار می‌دهند. صفوف طولانی سازمان‌های بزرگ، این دسته از سازمان‌ها و بنگاه‌ها را به حاشیه زده‌اند. در این نبرد برخی از سازمان‌های کوچک تجاری دست به ابداعاتی در زمینه تولید کالا و خدمات جدید، فرآیندهای تجاری و به طور کلی در تمام تشکیلات زده‌اند. گسترش جهانی‌سازی و تجارت آزاد، رقابت را افزایش داده و باعث شده تا بسیاری از سازمان‌ها در سراسر جهان تلاش در کاهش زمان مربوط به تولید کالا را آغاز نمایند و دست به طراحی مجدد فرآیندهای تجاری خود بزنند. بنابراین برای آنکه سازمان‌ها به‌ویژه سازمان‌های کوچک بتوانند در محیط تجاری پیچیده و نامطمئن دوام آورند و نیز خود را با تحولات پی‌درپی آن سازگار سازند، لازم است به‌طور مستمر و پویا سعی در جمع‌ آوری هدفمند اطلاعات داشته باشند [۳۳].
با توجه به اینکه سازمان‌های کوچک و متوسط منعطف و نوآور هستند در بسیاری از بخش‌ها مزیت‌های نسبی قابل ملاحظه‌ای در برابر سازمان‌های بزرگ دارند، که این امر آنان را قادر می‌سازد سریع‌تر و کاراتر نسبت به تغییرات و تحولات فزاینده جهانی عکس‌العمل نشان دهند [۳۳].
مهم‌ترین سودمندی هوش تجاری شامل ایجاد دیدگاهی نسبت به داده‌ها، بهبود تصمیم‌سازی و کاهش ریسک اشاره کرد. فاکتورهایی که در پیاده‌سازی راه‌حل هوش تجاری دخیل هستند به چهار بخش تقسیم می‌شوند: اطلاعات، فناوری، هوش و اجرا. که در ادامه راجع به هریک بحث خواهد شد:
اغلب سازمان‌های کوچک و متوسط روی داده‌های کلیدی و تکمیلی کسب‌و کار، ارتباط با مدیر پایگاه داده، سیستم‌های حقوق و دستمزد و دیگر پایگاه‌داده‌های موجود اعمال مدیریت می‌نمایند. این داده‌ها اگر دقیق و قابل اعتماد باشند می‌توانند ستون فقرات هوش تجاری را تشکیل دهند اما در بسیاری از موارد داده‌های خارج از سیستم حسابداری و برنامه ریزی منابع سازمان، می‌توانند اطلاعات مهم‌تری را از محیط خارج در اختیار ما بگذارند.
ابزارهای نرم‌افزاری هوش تجاری شامل کارت‌های امتیاز، داشبوردها، تحلیل‌ها، داده‌کاوی و گزارشات می‌باشد که راه‌ حل ‌های نرم‌افزاری که از این ابزارها بهره می‌گیرند، فراتر از توان مالی شرکت‌های کوچک و متوسط است. اگرچه نرم‌افزارهای همیشه در دسترسی مانند اکسل وجود دارد اما این نرم‌افزار معایبی نیز دارد که از آن جمله می‌توان به نگهداری این پایگاه اشاره کرد.
مهم‌ترین جنبه از هر پروژه هوش تجاری تعیین این مساله است که کدام نیازها باید اندازه‌گیری شوند و چگونه؟ در واقع پروژه‌های هوش تجاری با تعریف عوامل حیاتی موفقیتشان آغاز می‌گردند. سازمان‌های کوچک، فرایندها و کسب‌وکار خود را می‌شناسند و می‌دانند که چه مسائلی مهم‌تر است و می‌توانند از پارامترهای ساده‌تری بهره گیرند.
پیاده سازی راه‌حل هوش تجاری اگر انتخاب ابزارها و مسائل هوشمندی با موفقیت انجام شده باشد ؛باید ساده‌ترین بخش باشد. ایجاد یا نگاشت انباره داده، طراحی داشبورد، ساخت گزارش و پیکربندی نرم‌افزار، گام‌های واضحی در پیاده‌سازی هوش تجاری هستند.
عوامل حیاتی موفقیت در هوش تجاری
تعاریف مختلفی از عوامل حیاتی موفقیت وجود دارد که یکی از پراستفاده‌ترین آن‌ ها توسط راکارت در سال ۱۹۷۹ ارائه شده است، او عوامل حیاتی موفقیت را زمینه‌های محدودی می‌داند که اگر نتایج در آن رضایت‌بخش باشد، منجر به عملکرد رقابتی موفق خواهد شد. در نتیجه راکارت تاکید دارد که این نواحی مخصوص از فعالیت‌ها باید به دقت و به‌طور مدام توسط شرکت مدیریت شود [۳۴].
برنو و لیکرت به همان روش عوامل حیاتی موفقیت را ویژگی، شرایط یا متغییرهایی می‌دانند که اگر حفظ، نگهداری یا مدیریت شوند، می‌توانند اثرات رضایت‌بخشی در موفقیت رقابتی سازمان، در یک صنعت خاص داشته باشند. در حالی که پینتو و سلوین عوامل حیاتی موفقیت را فاکتورهایی می‌دانند که اگر به خوبی شناسایی شوند شانس پیاده‌سازی پروژه را افزایش می‌دهند [۳۵].
به نظر می‌آید که نظریه عوامل‌حیاتی‌موفقیت مبنای خوبی به دست می‌دهد تا بتوان درک کرد که چه معیارهایی در طی پیاده‌سازی باید دنبال شود.
عوامل‌حیاتی‌موفقیت در بین صنایع و سازمان‌های خصوصی در یک صنعت خاص تفاوت دارد.
عوامل حیاتی موفقیت می‌تواند، استراتژیک، مدیریتی یا عملیاتی باشد و به طور عمده از سه جنبه تعریف شده است: سازمانی، صنعت و محیط. این عوامل می‌توانند در سطوح سازمانی و زیر سطوح بخش‌ها و واحدهای سازمانی باشند [۳۲].
در زمینه سیستم‌های فناوری‌اطلاعات، به‌کارگیری عوامل‌حیاتی‌موفقیت بسیار باارزش است چرا که به همراستایی سیستم‌های جدید با اهداف کسب و کار کمک می کند. عوامل‌حیاتی‌موفقیت، عواملی هستند که معین می‌نمایند چه زمانی اهداف کسب و کار، بدست می‌آید.
چندین متد مختلف می‌تواند برای شناسایی عوامل‌حیاتی‌موفقیت مرتبط به کار گرفته شود و این روش‌ها شامل تجزیه‌تحلیل ادبیات مربوطه، مطالعه‌موردی، روش دلفی، مصاحبه گروه، تحلیل چند متغییره، پرسش نامه و مصاحبات ساخت‌یافته، می‌باشد.[۲۰]
شناسایی عوامل‌حیاتی‌موفقیت در فرایند مدیریت پروژه‌های فناوری‌اطلاعات، به ویژه پروژه‌های هوش تجاری، ضروری است.اقدام به منظور حصول اطمینان از دستیابی به برخی از ویژگی‌ها و یا وقایع موثر در موفقیت پروژه، در حالی که اثرات منفی را به حداقل کاهش می‌دهد می‌تواند منجر به موفقیت پروژه گردد.
دانش در حوزه عوامل حیاتی موفقیت در طرح ریزی فعالیت‌ها به منظور دستیابی به اهداف پروژه، بسیار ضروری است. اما قانونی وجود ندارد که تمامی فاکتورهای موفقیت در نظر گرفته شوند.
بر اساس گفته‌های یاٌه و کرونیک ، عوامل‌حیاتی‌موفقیت به طور عمده به سه بعد تقسیم بندی می‌شوند: سازمانی، فرآیندی و تکنولوژی.
ابعاد سازمانی شامل عناصری مانند حمایت و حمایت مالی از مدیر متعهد، دیدگاه واضح و مورد کسب‌وکار تثبیت شده است. در بعد فرآیندی، قهرمان پروری کسب‌وکار محور و ترکیب تیم متعادل، رویکرد توسعه کسب‌وکار محور و تعاملی و تغییر مدیریت کاربر محور. بعد فناوری شامل عناصر کسب و کار محور، چارچوب کاری قابل تغییر تکنیکی و کیفیت پایدار و یکپارچگی داده‌ها، می‌باشد.
برخی از عوامل حیاتی موفقیت شناسایی شده در پیاده‌سازی سیستم‌های هوش تجاری
پیچیدگی و تنوع در سیستم‌های هوش تجاری بدان معنی است که موفقیت در پیاده‌سازی اینگونه سیستم‌ها نیازمند، پایه‌های مستحکم روشمند و تئوری‌های علمی اثبات شده دارد. به نظر می‌رسد تئوری‌هایی که در حوزه عوامل حیاتی موفقیت در سیستم‌های هوش تجاری وجود دارد، پایه‌های خوبی به دست می‌دهد که چه معیارهایی باید برای پیاده‌سازی دنبال شوند. در سال‌های ۲۰۰۱ تا ۲۰۰۹ نویسندگان مختلفی لیستی از عوامل حیاتی موفقیت در زمینه‌های کاری و مسائل متفاوت منتشر ساختند که در جداول ۲-۱ و ۲-۲ و ۲-۳ مشاهده می‌نمایید. عوامل حیاتی موفقیت در صنایع مختلف و حتی در بخش‌های مختلف از یک صنعت خاص نیز متفاوت است. این عوامل می‌توانند استراتژیک، مدیریتی و عملیاتی باشند و از سه جنبه مختلف مورد بررسی قرار گیرند: فناوری، فرایندی و سازمانی.
واتسن و همکاران او در سال ۲۰۰۴ بیشتر بر مشکلات پروژه تاکید دارند. سالمرون و هریرو بر استفاده از ابزارها و برنامه‌های کاربردی برای کاهش هزینه اصرار دارند و اکرسون بر نیازهای کاربران بیش‌ترین تاکید را دارد.در جداول زیر عوامل حیاتی موفقیت برای پیاده‌سازی سیستم‌های هوش تجاری از دیدگاه این نویسندگان به صورت کامل، بررسی شده است.